Cómo ser diplomático y discreto (con ejemplos)

La diplomacia es una poderosa habilidad social que ayuda a construir relaciones saludables, resolver conflictos y alentar a las personas con diferentes puntos de vista a trabajar juntas. En este artículo, aprenderá qué significa ser diplomático y cómo practicar la diplomacia en situaciones delicadas.

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¿Qué significa ser diplomático?

Cómo ser más diplomático

Preguntas comunes

¿Qué significa ser diplomático?

La diplomacia es el arte de manejar situaciones sociales delicadas con sensibilidad y respeto por los sentimientos de los demás. A veces se le llama tacto.

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Estos son los rasgos y comportamientos clave de los diplomáticos:

• Pueden tener discusiones difíciles sin dañar las relaciones que tienen con otras personas.
• Mantienen la calma en situaciones tensas.
• Entienden que los humanos no siempre son racionales. No toman personalmente las reacciones negativas de otras personas.
• Pueden transmitir malas noticias y críticas de manera compasiva.
• Respetan que todos tengan una perspectiva única e intentan comprender las opiniones de los demás.
• No tratan de «ganar» argumentos. En su lugar, tratan de comprender otras perspectivas.
• Son buenos para mediar entre dos o más personas que no están de acuerdo en un tema.
• Son solucionadores de problemas que tratan de encontrar soluciones que aborden las necesidades de todos.
• Se mantienen educados con todos, incluso con aquellos que los irritan o enojan.

Cómo ser diplomático

Aquí hay algunos consejos que lo ayudarán a manejar situaciones delicadas de una manera tranquila y elegante que les brinde a todos los involucrados la oportunidad de sentirse escuchados y comprendidos.

1. Escucha atentamente a los demás

No puedes ser diplomático a menos que entiendas su posición y sus sentimientos. Para ver las cosas desde su punto de vista, necesitas escuchar.

Específicamente, desea ser un oyente activo. Esto significa:

• Brindar a las personas toda su atención cuando hablan
• Permitir que las personas terminen sus oraciones.
• Tratar de concentrarse en lo que dicen los demás en lugar de simplemente esperar su turno para hablar
• Usar señales verbales y no verbales para mostrar que está prestando atención; por ejemplo, diciendo «Ajá, continúa» o asintiendo con la cabeza cuando hacen un punto clave

Consulte nuestra guía sobre cómo ser un mejor oyente para obtener más consejos.

2. Haz preguntas para mejorar tu comprensión

Incluso si escuchas atentamente a alguien, es posible que no entiendas de inmediato lo que está tratando de decirte. Puede ser útil hacer preguntas para comprobar que has entendido lo que están diciendo.

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Hacer preguntas bien pensadas puede evitar malentendidos. También indica que estás genuinamente interesado en los pensamientos de la otra persona, lo que puede ayudar a generar confianza y compenetración, que son importantes cuando estás negociando o hablando de temas delicados.

Aquí hay algunas preguntas que podría hacer si no está seguro de lo que otra persona quiere decir:

• “No estoy seguro exactamente de lo que quieres decir. ¿Podrías contarme un poco más sobre eso?”.
• «¿Podrías ampliar un poco el punto que hiciste sobre X?»
• “¿Puedo comprobar que te he entendido bien? Creo que estás diciendo que mis amigos vienen al piso con demasiada frecuencia, ¿no es así?

3. Intenta empatizar con otras personas

La empatía implica imaginarse a sí mismo en la posición de otra persona y ver las cosas desde su perspectiva. Si puede empatizar con alguien, puede ser más fácil hablar y comportarse diplomáticamente en una situación social delicada. Esto se debe a que cuando comprendes los sentimientos de otra persona, puede ser más fácil elegir qué decir y cómo decirlo.

Por ejemplo, supongamos que necesita rechazar una invitación a la gran fiesta familiar de Navidad de sus suegros. Si tratas de ponerte en su lugar, es posible que te des cuenta de que hace mucho tiempo que no ve a su familia y probablemente esté deseando que llegue la fiesta. Es razonable suponer que se sentirán decepcionados cuando sus familiares (incluyéndote a ti) rechacen la invitación.

Con esto en mente, «No, gracias» probablemente no sería lo suficientemente discreto. En cambio, sería mejor decir algo como: “Nos encantaría ir, pero simplemente no podemos asistir”, dicho en un tono de voz cálido.

Si no te consideras una persona naturalmente empática, consulta este artículo sobre qué hacer si no puedes relacionarte con otras personas.

4. Escriba los puntos clave por adelantado

No siempre es posible prepararse de antemano para una discusión complicada. Sin embargo, si tiene la oportunidad de planificar lo que le gustaría decir, es una buena idea hacer una lista con viñetas de todo lo que le gustaría cubrir. Una lista lo ayudará a concentrarse en hechos y problemas clave, lo que puede facilitar el tener una conversación clara y constructiva.

Por ejemplo, supongamos que tiene una reunión con un empleado porque constantemente llega tarde al trabajo. Su objetivo es averiguar por qué el empleado no llega a tiempo.

Podrías escribir una lista que se vea así:

• Deletrear un hecho clave: Tarde 7 días de los últimos 10
• Explique la consecuencia: los compañeros de trabajo tienen que asumir un trabajo adicional
• Haz una pregunta: «¿Por qué has estado llegando tarde en las mañanas?»
• Haz una pregunta: «¿Cómo podemos resolver el problema para que llegues a tiempo?»

Al consultar esta lista durante la reunión, puede que le resulte más fácil mantenerse al día e interactuar con su empleado para que puedan resolver el problema juntos. No es necesario que escriba un guión palabra por palabra; simplemente incluye tantos detalles como creas que son necesarios.

5. Mantén tus emociones bajo control

Si pierde los estribos rápidamente, la persona con la que está hablando podría perderle el respeto, lo que puede dificultar la comunicación diplomática y significativa. Si te sientes enojado, molesto o frustrado, trata de calmarte.

Aquí hay algunas cosas que puede hacer para mantener sus emociones bajo control:

• Discúlpese durante 5 minutos y haga algunos ejercicios de respiración profunda al aire libre o en el baño.
• Pregúntese: «¿Importará esto dentro de una semana/un mes/un año a partir de ahora?» Esto puede ayudarlo a mantener un sentido de perspectiva, lo que a su vez puede ayudarlo a mantener la calma.
• Haz un ejercicio de puesta a tierra. Por ejemplo, podría intentar nombrar 3 cosas que puede ver, 3 cosas que puede escuchar y 3 cosas que puede tocar.

6. Usa un lenguaje suave

Los diplomáticos son honestos, pero saben cómo suavizar las críticas, el rechazo y las malas noticias utilizando un lenguaje amable.

Aquí hay algunas formas en que puede usar un lenguaje suave cuando necesita ser diplomático:

• En lugar de usar adjetivos negativos, use un adjetivo positivo y «no mucho». Por ejemplo, en lugar de decir: «Las habilidades de Rhonda para tomar notas son deficientes», podría decir: «Las habilidades de Rhonda para tomar notas no son muy buenas».
• Use calificadores como «algo», «un poco» o «un poco». Por ejemplo, en lugar de decir: «El jardín es un completo desastre», podrías decir: «El jardín está un poco desordenado».
• Use palabras de cobertura que impliquen incertidumbre en lugar de juicio. Por ejemplo, en lugar de decir «Esa es una idea terrible», podrías decir «No estoy seguro de que debamos aceptar esa idea».
• Usa preguntas negativas. Por ejemplo, en lugar de decir «Necesitamos reevaluar este presupuesto», podrías preguntar «¿No crees que deberíamos reevaluar este presupuesto?».
• Usa «lo siento». Por ejemplo, en lugar de decir «No me gusta la pasta», podrías decir «Lo siento, en realidad no me gusta la pasta» o «Lamento que no podamos arreglar eso hoy» en lugar de » No podemos arreglar eso hoy”.

7. Usa la voz pasiva

La voz pasiva a menudo se percibe como menos conflictivo que la voz activa, por lo que puede ser útil cuando necesita ser diplomático.

Por ejemplo, supongamos que contrata a un decorador que le promete que terminará de pintar su comedor un día en particular. Pero es tarde en la tarde, y no han hecho mucho progreso.

Podría decir: “Nos dijiste que pintarías el comedor hoy, pero no lo has hecho. A decir verdad, estoy muy decepcionado”.

Alternativamente, podrías usar la voz pasiva para dejar en claro tus sentimientos de una manera más diplomática. Por ejemplo, podrías decir: “Nos dijeron que pintarían el comedor hoy, pero aún no se ha hecho, lo cual es decepcionante”.

8. Enfatiza tus preocupaciones, no las fallas de otras personas

Si necesita hablar sobre lo que alguien está haciendo mal, evite hacer afirmaciones generalizadas y generales como «Sally es demasiado mala con nuestros clientes» o «Raj nunca arregla». En su lugar, concéntrese en preocupaciones específicas, hechos y posibles resultados negativos.

Por ejemplo, supongamos que un nuevo empleado se ha unido a su equipo. Aunque se esfuerzan mucho y es agradable estar cerca de ellos, queda claro que no tienen el conjunto de habilidades adecuado para el trabajo. Como líder del equipo, decide plantear el problema a su gerente.

Si dijera: “Rob no es muy bueno en su trabajo, y no creo que debería haberlo contratado”, pondría a su gerente a la defensiva y podría crear una atmósfera incómoda.

En su lugar, podrías decir algo como “Rob es una persona muy agradable y positiva, pero me preocupa que no entienda lo que implica su nuevo rol. [Concern] La semana pasada, me dijo que no entendía los términos que usó Peter en su presentación sobre el servicio al cliente. [Fact] Nuestro equipo tendrá dificultades para hacer todo si no está seguro de lo que debe hacer. [Possible negative outcome].”

9. Evita el lenguaje acusatorio

En general, es mejor evitar comenzar las oraciones con «Tú nunca…» o «Tú siempre…» El lenguaje acusatorio a menudo hace que las personas se pongan a la defensiva.

En su lugar, trata de decir cómo te sientes y usa hechos para explicar por qué te sientes así. Esto puede ayudarte a evitar parecer agresivo o conflictivo.

Por ejemplo, en lugar de decir «Estás bebiendo demasiado por las noches», podrías decir «Estoy un poco preocupado porque, en las últimas semanas, tomaste varios tragos todas las noches después de la cena».

10. Da sugerencias en lugar de órdenes

Si necesita dar una retroalimentación negativa, intente agregar una sugerencia útil junto con la crítica. Cuando hace una sugerencia en lugar de una orden, es más probable que parezca razonable y colaborativo en lugar de enojado o demasiado crítico.

Por ejemplo, en lugar de decir: «Haz este informe de nuevo y haz que sea más fácil de leer esta vez», podrías decir: «¿Tal vez podrías intentar dividir los puntos clave en secciones cortas y viñetas? Eso podría hacer que su informe sea más fácil de leer”.

11. Elige el momento adecuado para mantener conversaciones difíciles

Si elige un momento inapropiado para tener una conversación delicada, puede hacer que la otra persona se sienta a la defensiva, avergonzada o enojada, lo que puede dificultar tener una conversación tranquila y racional.

Puede ser útil preguntarse: «Si otra persona me dijera lo mismo que voy a decirle a esta persona, ¿me gustaría tener la conversación en otro momento o en otro lugar?»

12. Da retroalimentación equilibrada cuando te pidan tu opinión

Los diplomáticos no mienten ni ocultan información importante. Sin embargo, saben que, a menudo, los comentarios negativos pueden ser más fáciles de aceptar si van acompañados de elogios.

Por ejemplo, supongamos que su esposa o esposo le cocina una comida de tres platos en casa para celebrar su cumpleaños. Desafortunadamente, el postre no salió muy bien. Después de la comida, su cónyuge le pide que le diga lo que realmente pensó de ella.

Si fuera completamente honesto y respondiera la pregunta de manera literal, probablemente heriría sus sentimientos. Sería una falta de tacto decir, por ejemplo, «Los dos primeros platos estaban deliciosos, pero el postre fue realmente desagradable».

Una respuesta más diplomática sería: “Realmente disfruté la sopa y los ravioles estuvieron fantásticos. El postre estaba tal vez un poco seco, pero me encantó la presentación”.

13. Usa un lenguaje corporal positivo

Es más probable que otras personas te escuchen y respeten lo que tienes que decir si tu lenguaje corporal es abierto y amistoso.

Aquí le mostramos cómo usar un lenguaje corporal positivo cuando necesita ser diplomático:

• Relaja los músculos de tu cara y cuello; esto puede ayudarte a parecer menos severo y tenso.
• Haz contacto visual, pero no mires fijamente porque sostener la mirada de alguien por mucho tiempo puede hacerte parecer agresivo.
• Evita cruzar las piernas y los brazos, ya que esto puede hacerte parecer a la defensiva.
• No te pares sobre alguien cuando esté sentado, ya que esto puede hacerte parecer intimidante.

Para obtener más consejos, consulte nuestra guía sobre cómo usar un lenguaje corporal seguro.

14. Utiliza un tono de voz agradable

Incluso si tus palabras tienen tacto, no parecerás diplomático si hablas con un tono de voz enojado, monótono o sarcástico. Intenta hablar bien. Si te estás preparando para una discusión difícil, puede ser útil ensayar lo que vas a decir en voz alta en privado en un tono cortés y tranquilo.

15. Dale a la gente la oportunidad de salvar las apariencias

No tienes que poner excusas por los errores de alguien, pero sugerir una razón plausible para su error puede ser una buena maniobra diplomática que les permita salvar las apariencias.

Por ejemplo, en lugar de decir: “Esta presentación está llena de faltas de ortografía. Solucionarlo para mañana”, podría decir: “Esta presentación no se ha editado completamente. Sé que has estado muy ocupado esta semana; tal vez no tuviste tiempo. Sería genial si pudieras corregirlo de nuevo mañana por la tarde”.

16. Utiliza una comunicación asertiva

Los diplomáticos son sensibles a los sentimientos de los demás, pero no permiten que todos los pisoteen. Son confiados pero no agresivos y tratan de negociar un resultado que beneficie a tantas personas como sea posible.

Si tiende a estar de acuerdo con lo que otros quieren en lugar de defender lo que cree o necesita, consulte nuestro artículo que explica qué hacer si las personas lo tratan como un felpudo. También tenemos un artículo sobre cómo hacer que la gente te respete, que contiene consejos prácticos sobre la comunicación asertiva.

17. Adapta tu estilo de comunicación a la situación

Un sentido mutuo de respeto y compenetración puede ser muy útil cuando necesita trabajar con alguien para resolver una situación delicada. Para alentarlos a sentir que están en la misma longitud de onda, intente adaptar su vocabulario y tono de voz para adaptarse al contexto. Por ejemplo, usar un lenguaje muy informal en el lugar de trabajo cuando le planteas un problema delicado a tu jefe puede parecer una falta de respeto y poco profesional.

Preguntas comunes

¿Es bueno ser diplomático?

En situaciones sociales delicadas, ser diplomático suele ser bueno. Pero a veces, un enfoque más contundente es mejor. Por ejemplo, si ha tratado de hacer una crítica con tacto, pero la otra persona no entiende dónde se ha equivocado, es posible que deba dar una respuesta contundente.

¿Cómo sé si soy diplomático?

Si por lo general puede encontrar las palabras correctas para difundir o suavizar situaciones sociales incómodas mientras logra transmitir su mensaje, probablemente sea diplomático. Si tiene reputación de buen negociador o pacificador, es probable que otras personas lo vean como una persona diplomática.

¿Son honestos los diplomáticos?

Sí, la gente diplomática es honesta. Sin embargo, no son brutalmente francos. Los diplomáticos saben cómo dar malas noticias o críticas de manera sensible sin pasar por alto la verdad.