Las 5 etapas de una discusión exitosa

La capacidad de conducir y encontrar resoluciones positivas al tener conversaciones difíciles es una habilidad para la vida que todos deberían desarrollar.

Muchas situaciones solo se pueden resolver con la voluntad de entablar conversaciones difíciles, ya sea en el trabajo o en las relaciones personales.

Pedir un cambio o resolver un problema puede provocar emociones acaloradas si la conversación no se maneja bien.

La persona puede ofenderse o sentir que está siendo criticada injustamente, lo que hará que reaccione a la defensiva.

Esa actitud defensiva es una barrera importante para encontrar una solución o traer a una persona a su punto de vista. Las personas generalmente dejan de escuchar cuando comienzan a enojarse o ponerse a la defensiva.

El proceso de tener una conversación difícil no tiene por qué ser complicado. La base de la conversación en realidad comenzará antes de que empieces a hablar.

Planificación de la conversación

Una conversación difícil no debe ser una discusión acalorada cuando las tensiones o las emociones son altas.

Cuanto menos emocional pueda ser al abordar la conversación, mejores resultados obtendrá porque se comunicará con una mente clara.

Es mucho más fácil empatizar, encontrar puntos en común y encontrar las palabras correctas cuando tus emociones están frías.

Tómese un tiempo para planificar la conversación, lo que necesita decir y cómo lo dirá.

La forma en que entrega un mensaje es tan importante como lo que realmente es ese mensaje. La presentación afecta la forma en que una audiencia percibe y recibe un mensaje.

Responder claramente a las siguientes preguntas le ayudará a planificar su conversación.

¿Cuál es el problema que necesita ser discutido?

Explique claramente el problema de una manera simple y concisa para que pueda ver cuál es el problema.

Si hay varios problemas que contribuyen a un problema general, tenga claro cada uno de ellos en su mente.

¿Qué factores están influyendo en el problema?

No siempre es culpa de una persona que surja un problema. A veces hay factores externos que pueden estar influyendo o causando un problema.

Considere si hay algún factor externo que pueda estar afectando la situación.

¿Qué resolución quieres alcanzar?

Decida cómo será una resolución exitosa del problema, qué puede aceptar y dónde puede comprometerse si es necesario.

Saber esto lo ayudará a guiar la conversación de una manera que le brinde la mayor posibilidad de llegar a esta resolución.

Acercándose a la persona

Acercarse a la persona con la que necesita hablar puede ser tan simple como: “Oye, necesito hablar contigo sobre el problema X. ¿Cuándo sería un buen momento para que hablemos de eso?

Este enfoque simple y directo dice lo que se necesita decir y al mismo tiempo le da a la otra persona la oportunidad de encontrar su equilibrio.

Al preguntarles cuándo sería un buen momento para ellos, les está dando la oportunidad de ser un participante activo en lugar de que se les fuerce la conversación inesperadamente.

No todas las situaciones serán tan suaves y claras. Asume que la persona con la que está hablando es receptiva y dispuesta a la conversación.

Si no lo son, es probable que esa sugerencia no funcione bien.

Es posible que lo usen como una oportunidad para rechazar o posponer la conversación, lo que le indicará que es posible que no les importe encontrar una solución y que se requiera un enfoque diferente.

Una vez que haya establecido un tiempo, puede tener la conversación.

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Tener la conversación

La forma en que entregas un mensaje es muy importante.

Quieres que la otra persona sea receptiva a lo que tienes que decir para que puedas encontrar una solución al problema.

El mensaje que estás entregando debe ser claro para que el oyente no se confunda.

¿Cómo haces eso?

Sáltate las bromas y ve directo al grano.

Suponiendo que te hayas acercado a la persona de antemano, sabrá que vas a tener una conversación difícil y se habrá preparado mentalmente para ello.

Sea directo, vaya directo al grano. No hay motivo para desbaratar la conversación con rellenos innecesarios, como cortesías falsas y «sándwiches de cumplido».

Controla tus emociones y mantén la calma mientras hablas.

Es probable que una avalancha de emociones de usted evoque una avalancha de emociones del oyente. La ira generalmente incitará la ira del oyente, por ejemplo.

Preste atención a su tono, las palabras que usa y las emociones que surgen en su comunicación.

Si te sientes abrumado o demasiado emocional, haz una pausa por unos segundos y ordena tus pensamientos.

La emoción no siempre es algo malo en las conversaciones difíciles, pero por lo general es más dañina que útil.

Aclara tus problemas usando ejemplos directos.

La manera más fácil de comunicar el problema es usando ejemplos directos y claros de lo que está fallando.

Esto ayuda al oyente a comprender cómo podría ser responsable de un problema y cómo podría cambiar su comportamiento para resolverlo.

Evite las acusaciones, señalar con el dedo, culpar y lenguaje absoluto.

Esto puede ser más difícil de evitar de lo que uno podría darse cuenta, especialmente si está tratando de resolver un problema personal en el que en realidad hay alguien a quien culpar por algo que salió mal.

Si puede evitar estas cosas, será más probable que llegue a una resolución exitosa del problema.

Definitivamente evita el lenguaje absoluto como «nada», «todo», «tú nunca» y «tú siempre».

Este tipo de palabras erosionan la calidad de la conversación porque no reflejan la realidad. Nadie siempre hace nada.

Dale a la otra persona la oportunidad de decir lo que piensa y hacer preguntas.

La capacidad de escuchar es imprescindible. Si está buscando la solución a un problema, puede haber otros factores en juego que no había considerado o de los que no estaba al tanto.

Una conversación es un intercambio entre personas. No olvide escuchar lo que la otra persona tiene que decir, abordar sus inquietudes y considerar su punto de vista.

Es posible que ya tengan una solución o planes que usted no conozca. Asegúrate de entender la respuesta de la otra persona.

Déles la libertad de hacer preguntas para que puedan entender claramente su punto de vista.

Esto también ayuda a que la otra persona sienta que es parte del proceso de resolución del problema en lugar de sentir que se le impone una resolución.

No te desvíes del tema en cuestión.

Evite dejarse llevar por el problema que está discutiendo o deambular por otros temas.

Por lo general, eso hará que la discusión se convierta en una pelea confusa, ya que ambas partes perderán de vista el objetivo principal y comenzarán a dejarse atrapar por una mentalidad de ataque y defensa.

Manténgase enfocado en el tema en cuestión.

No tenga miedo de tomar un descanso mutuo de una discusión.

Las conversaciones difíciles pueden evocar emociones intensas. Si tú o la otra persona necesitan un pequeño descanso, tómate uno.

Solo asegúrese de que ambos estén de acuerdo en tomar un descanso y volver al asunto. No desea que ninguna de las partes utilice un descanso como medio para descarrilar o controlar la conversación al finalizar la comunicación en un punto vital.

No hagas suposiciones sobre la situación.

Trate de mantener una mente clara y abierta sobre la persona con la que está hablando y la situación que está tratando de resolver.

Esto te ayudará a salvar las apariencias y preservar tu propia imagen como una persona razonable que resuelve problemas si terminas estando completamente equivocado acerca de una situación.

Esa perspectiva es importante porque no quieres tener la reputación de ser alguien con quien es difícil encontrar soluciones.

Es más probable que las personas lo eviten que traten de trabajar con usted para encontrar soluciones que solo le causarán más problemas en el futuro.

Resolviendo la conversación

El cierre de la conversación debe articular claramente lo que sucederá después de que se haya tenido la conversación.

¿Hay objetivos particulares que deben cumplirse?

¿Acciones que deben tomarse?

Disculpas para hacer?

¿Puentes para reparar?

¿Las personas involucradas necesitan encontrar juntas una resolución mutuamente beneficiosa? ¿O es más el problema de una persona el que necesita ser resuelto?

Al final, todas las partes deben tener una idea clara de cómo van a progresar para garantizar que el problema se resuelva y no vuelva a ocurrir.

Sin embargo, es posible que el mensaje no sea bien recibido, momento en el que sabrá si necesita comenzar a hacer otros planes o cambios.

Puede controlar cómo entrega un mensaje, pero no puede controlar cómo se sentirá o responderá el oyente.

Estas pautas deberían acercarlo a una resolución amistosa para las conversaciones difíciles que inevitablemente tendrá en su vida.